Mungkin tampak ironis bahwa begitu banyak kantor akuntan mengalami kesulitan dengan piutang mereka sendiri, tetapi itu benar. Meskipun firma akuntansi saat ini memiliki semakin banyak alat digital untuk membantu mereka mengelola keuangan klien mereka, jumlah produk yang tersedia untuk membantu akuntan menerima pembayaran aman dari klien yang sama ini sangat terbatas.

Piutang yang lewat jatuh tempo membutuhkan waktu dan energi yang lama, mungkin memerlukan jalur kredit potensial untuk mendanai operasi selama masa tidak dibayar dan dapat berdampak negatif pada hubungan klien secara keseluruhan.

Selain itu, klien sering memiliki berbagai cara yang mereka pilih untuk membayar biaya akuntansi mereka, sehingga menantang bagi perusahaan untuk konsisten dan efisien dalam proses penagihan mereka. Sebelum membahas kemungkinan solusi untuk masalah ini, penting untuk memahami tantangan dari proses yang ada.

Keterbatasan Proses Manual

Meskipun solusi tekfin berkembang pesat, terlalu banyak firma akuntansi yang masih membuang waktu dan uang dengan utang usaha (AP) manual dan cek kertas, yang keduanya mahal dan tidak efisien. Menurut Goldman Sachs, bisnis A.S. menghabiskan lebih dari $500 miliar setiap tahun untuk biaya pembayaran B2B, termasuk biaya personel, biaya pemrosesan pembayaran, biaya pembayaran lintas batas, biaya keterlambatan, dan biaya pembiayaan inventaris. Hal ini semakin diperparah oleh fakta bahwa hingga 80 persen bisnis masih membayar sebagian besar cek di atas kertas.

Selain itu, setiap faktur yang dibayar dengan proses manual diperkirakan membebani bisnis kecil hingga $22 dalam jumlah karyawan dan biaya pemrosesan-- angka yang bertambah dengan cepat (dan tidak perlu). Intinya adalah bahwa AP manual membutuhkan waktu dan upaya yang dapat dihabiskan dengan lebih baik untuk prioritas bisnis yang lebih mendesak dan kebutuhan klien yang bernilai lebih tinggi.

Di beberapa organisasi, termasuk organisasi nirlaba, dua tanda tangan diperlukan untuk setiap cek, sehingga semakin memperlambat proses. Dan jangan lupa bahwa proses manual dapat dengan mudah menyebabkan kesalahan manusia, penundaan, pembayaran yang terlewat, dan penalti.

Karena lanskap pembayaran digital terus berkembang, pemeriksaan kertas tradisional dan AP manual akan menjadi usang. Meskipun perubahan mungkin terjadi secara perlahan, ketika akhirnya terjadi, penting bagi perusahaan jasa profesional dan klien mereka untuk siap.

Nilai Solusi Pembayaran Digital

Ada keuntungan berbeda dari pembayaran digital, termasuk otomatisasi, manajemen arus kas, jalur audit internal, dan kolaborasi. Dengan memperluas opsi pembayaran hari ini, perusahaan akan berada pada posisi yang lebih baik untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan pendapatan, dan menyediakan layanan klien yang lebih baik, sambil mengumpulkan biaya secara efektif dan efisien.

Menyediakan klien dengan opsi pembayaran variabel memberi mereka fleksibilitas yang mereka harapkan, dan sejujurnya, permintaan. Terutama selama masa COVID-19 ini, solusi digital dapat membantu meminimalkan kontak pribadi dari pembayaran langsung dan mengurangi masalah keamanan bagi klien dan profesional akuntansi. Selain itu, solusi digital juga memberikan lebih banyak waktu dan peluang bagi akuntan untuk memberikan nasihat strategis bagi klien mereka.

Solusi pembayaran alternatif dapat membantu menghilangkan beberapa gesekan dari proses pembayaran. Cara terbaik bagi firma akuntansi untuk menentukan solusi pembayaran digital mana yang sesuai dengan kebutuhan mereka adalah dengan mempelajari lebih lanjut tentang setiap opsi dan memeriksa dengan cermat kebutuhan dan titik gesekan dari praktik masing-masing. Berikut ini beberapa opsi yang paling populer:

1. Otomatisasi.

Otomatisasi AP secara signifikan menurunkan bolak-balik pemrosesan faktur manual, menghemat waktu dan biaya tenaga kerja yang signifikan. Perusahaan dapat menghilangkan biaya (misalnya, cek stok, tinta printer, amplop dan perangko), sambil mengamankan proses yang lebih cepat dan efisien untuk sebagian kecil dari biaya. Perusahaan dengan proses otomatis dan pembayaran digital menghemat sekitar 76 persen dari biaya AP langsung mereka. Gartner memperkirakan bahwa dengan menerapkan otomatisasi proses robot, tim akuntansi yang terdiri dari 40 orang dapat menghemat hingga 25.000 jam pengerjaan ulang yang dapat dihindari per tahun, membebaskan waktu untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi seperti analisis dan perkiraan sekaligus meningkatkan keterlibatan dan mengurangi pergantian staf.

2. Kecerdasan Buatan.

AI dan pembelajaran mesin membantu mengotomatiskan alur kerja yang meningkatkan dan mempercepat proses AP secara keseluruhan. Melalui analisis data, AI mengidentifikasi vendor dengan biaya lebih rendah, mengantisipasi faktur yang akan datang dan waktu pembayaran untuk memaksimalkan diskon dan arus kas. Selanjutnya, karyawan yang menghabiskan waktu ekstra untuk tugas-tugas manual yang membosankan sekarang bebas mengalokasikan waktu mereka untuk kebutuhan yang lebih kompleks atau mendesak.

3. Pembayaran Kartu Kredit Online.

Kantor akuntan semakin menjauh dari cek kertas dan menerima pembayaran kartu kredit secara online. Banyak yang memandang kartu kredit sebagai peluang untuk menghindari proses penagihan dan meminimalkan kemungkinan pembayaran tertunda atau terlewatkan. Yang penting, pembayaran kartu kredit dapat membantu klien mengelola pengeluaran mereka dengan lebih baik, yang menjadi perhatian penting selama pandemi.

4. Pembayaran Angsuran. 

Perusahaan jasa profesional juga dapat menawarkan kepada klien mereka fleksibilitas pembayaran angsuran bulanan pada kartu kredit mereka selama periode waktu yang sesuai dengan arus kas mereka. Pada saat yang sama, perusahaan dapat menerima pembayaran dengan lebih cepat, nyaman, dengan biaya lebih rendah, dan dengan risiko rendah sambil tetap dapat memberikan saran dan nasihat penting yang dicari klien.

Pemikiran Akhir

Perlu dicatat bahwa kantor akuntan yang menyediakan jasa audit atau atestasi tidak dapat mengeluarkan laporan bersih jika ada biaya yang belum dibayar dari klien kepada perusahaan untuk layanan apa pun. Dalam hal ini, pembayaran angsuran memungkinkan klien untuk membayar di muka dan tepat waktu sementara perusahaan dapat mempertahankan independensi yang diperlukan untuk melakukan fungsi pendengaran atau pengesahan mereka.

Seiring dengan kemajuan teknologi pembayaran digital, perusahaan layanan profesional yang siap memanfaatkan banyak peluang yang ditawarkan solusi ini akan berada dalam posisi utama untuk membuka nilai maksimum. Lewatlah sudah hari-hari ketika firma akuntansi mampu menunggu dengan sabar agar klien mereka membayar mereka untuk waktu dan layanan yang diberikan.

Dalam ekonomi yang menantang saat ini, perusahaan yang mengucapkan selamat tinggal pada proses manual dan pemeriksaan kertas serta mengadopsi solusi digital yang lebih nyaman dan hemat biaya akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk menghitung biaya mereka daripada mengejarnya.