Kantor akuntan memiliki waktu yang sulit untuk melakukan penskalaan. Tampaknya mereka tumbuh secara organik dan lambat atau secara anorganik melalui merger dan akuisisi. Sayangnya, kedua opsi ini berakar pada kurangnya proses akuntansi standar yang menjangkau seluruh perusahaan dan mitranya. Ini adalah pil yang sulit untuk ditelan, tetapi untuk meningkatkan dan menciptakan nilai tambah, standarisasi adalah kuncinya.

Kontradiksi besar dalam pertumbuhan kantor akuntan adalah bahwa perusahaan mengalami lebih banyak permintaan daripada yang dapat mereka dukung. Ada potensi pertumbuhan yang luar biasa ditambah dengan kurangnya manusia untuk melakukan pekerjaan berat. Kapasitas, yang dibatasi oleh jumlah jam kerja dalam sehari, merupakan salah satu faktor pembatas terbesar.

Jadi, bagaimana Anda mengalihkan apa yang menyita jam kerja dari aktivitas pembukuan dan kepatuhan ke pekerjaan konsultasi bernilai lebih tinggi yang diinginkan dan dibutuhkan klien? Teknologi, khususnya, perangkat lunak akuntansi yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) adalah tempat yang baik untuk dilihat.

Putuskan Apa yang Ingin Anda Capai

Ada solusi perangkat lunak yang solid di luar sana untuk membantu Anda mendapatkan kapasitas tetapi, sebelum Anda menerimanya, duduklah dan tentukan apa tujuan perusahaan Anda. Pastikan untuk:

l Identifikasi tujuan penskalaan dan tujuan layanan perusahaan Anda dengan jelas

l Petakan proses dan alur kerja yang ada di perusahaan Anda, mengidentifikasi titik kesulitan atau area di mana efisiensi hilang

l Komunikasikan area peningkatan yang diperlukan dengan tim Anda dan pastikan tujuannya jelas

l Lebih fokus pada memperdalam hubungan klien saat Anda mendapatkan waktu; meningkatkan tidak hanya retensi, tetapi juga jumlah uang yang dihabiskan klien dengan Anda

Saat Anda menyesuaikan fokus, Anda harus terbiasa dengan gagasan untuk mengatakan "tidak" kepada klien yang tidak sesuai dengan model yang dapat diskalakan. Ini bisa termasuk klien yang tidak mau memberi Anda informasi perbankan atau mereka yang tidak mau berubah.

Standardisasi Bisa Menjadi Revolusioner

Mari kita bicara tentang standardisasi dan teknologi. Ini adalah tahun migrasi paksa ke cloud dan jauh dari kantor. Itu berarti, pada saat perubahan ini, Anda memiliki kesempatan untuk menetapkan praktik terbaik baru dan proses standar.

Jika Anda menganut standarisasi, ada peluang untuk merevolusi cara kerja tim akuntansi Anda, cara Anda mendekati silo internal perusahaan, cara Anda menangani disfungsi merger dan akuisisi, dan bahkan cara Anda menilai dan menyusun strategi seputar klien yang tepat untuk perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa petunjuk tentang standardisasi dan teknologi yang dapat membantu perusahaan Anda mencapai skala. Pastikan Anda:

1. Memiliki satu titik kontak.

Platform dan proses baru dapat membingungkan. Saat perusahaan Anda bermigrasi ke cloud dan mengadopsi perangkat lunak baru, mintalah pemimpin teknologi yang ditunjuk yang bertanggung jawab untuk memodernisasi perusahaan Anda dan menjaga semua orang pada halaman yang sama.

2. Evaluasi basis klien Anda saat ini.

Idealnya, Anda ingin semua klien Anda aktif dan berjalan pada platform teknologi yang sama, dengan sedikit variasi. Jika Anda telah melalui merger baru-baru ini, ini adalah kesempatan untuk menilai basis klien Anda dan menentukan apakah mereka bermanfaat bagi tujuan pertumbuhan perusahaan Anda, atau apakah mereka lebih cocok untuk perusahaan lain yang dapat mengakomodasi kebutuhan unik mereka dengan lebih baik.

3. Dapatkan seluruh perusahaan Anda onboard. 

Standarisasi tumpukan teknologi dan layanan Anda ke klien perusahaan baru di seluruh silo mitra.

Pastikan Anda Memiliki Budaya untuk Scaling

Menyesuaikan diri dengan model yang dapat diskalakan sama pentingnya dengan budaya perusahaan dan juga tentang pengetahuan teknologi. Ada banyak layanan teknologi di luar sana, mulai dari penawaran layanan lengkap seperti Botkeeper, hingga teknologi berorientasi tugas yang lebih terpisah seperti Marketing By Numbers, yang akan menangani platform pemasaran dan penjualan Anda, atau Zappier, aplikasi alur kerja yang praktis. .

Mari kita lihat bagaimana dua tingkat teknologi yang berbeda digunakan oleh perusahaan:

1. Solusi sederhana. 

Perusahaan Anda menghabiskan 10 jam seminggu untuk mencetak cek AP, memasukkannya ke dalam amplop dan mengirimkannya kepada orang-orang. Ada aplikasi yang akan mengotomatiskan itu sehingga Anda tidak perlu membeli amplop atau memeriksa stok, memungkinkan Anda mendapatkan waktu itu kembali.

2. Opsi dinamis. 

Saat Anda ingin memperluas melalui M&A, Anda menggunakan teknologi pembukuan bot-enabled Botkeeper. Saat Anda bergabung dengan klien perusahaan gabungan, Botkeeper akan secara otomatis mengidentifikasi dan mengkategorikan transaksi. Klien baru ini berasimilasi secara otomatis. Setelah merger, Anda dapat langsung menyediakan layanan berharga yang diharapkan klien baru Anda.

Landasan penskalaan bergantung pada budaya perusahaan Anda yang terbuka dan menerima apa yang dapat dicapai oleh teknologi. Selain itu, Anda harus berhenti berpikir dalam hal jam kerja. Sekarang adalah zaman bot-jam atau, sungguh, bot-split-detik.

Menskalakan Saat Anda Tidak Dapat Menemukan Orang

Jika tujuan perusahaan Anda adalah untuk skala, maka menghemat waktu di sana-sini pada tugas-tugas kecil yang dapat diotomatisasi tidak akan memotongnya. Nama permainan penskalaan adalah bagaimana menyelesaikan lebih banyak tanpa menambahkan jumlah karyawan.

Beralih ke perangkat lunak yang mengamati data historis dan membuat aturan dinamis yang dapat mengidentifikasi atau memprediksi cara mengklasifikasikan transaksi. Begini cara kerjanya: Insinyur perangkat lunak menerjemahkan semua aturan yang digunakan pemegang buku dan akuntan untuk mengatur informasi ke dalam bahasa kode komputer yang dapat ditindaklanjuti. Seringkali, kode itu berlaku untuk petak klien.

Dalam hal ini, satu bit kode yang berguna dapat diterapkan ke sejumlah kasus. Insinyur menerjemahkan pola dan aturan pembukuan ke kode sekali dan komputer bertindak berdasarkan itu, mengulanginya dan terus memperbaikinya seumur hidup.

Inti dari merangkul perangkat lunak adalah mendapatkan pekerjaan kasar dan organisasi dari tangan orang-orang Anda dan masuk ke ranah teknologi otomatis sehingga dapat distandarisasi dan dapat diskalakan.

Fokus pada Masa Depan

Setelah agregasi data dan identifikasi transaksi diotomatisasi dan alur kerja distandarisasi, perusahaan Anda memiliki waktu untuk mengambil napas dalam-dalam dan fokus pada masa depannya. Di sinilah kesenangan dimulai dan Anda dapat mulai bertanya pada diri sendiri yang sangat menarik, pertanyaan yang menentukan pasar seperti: Apa yang Anda inginkan dari perusahaan Anda dan jenis layanan apa yang ingin Anda berikan?

Andalkan teknologi untuk menyingkirkan semua hal yang tidak secara langsung menambah nilai bagi perusahaan Anda dan menempatkan kekuatan otak perusahaan Anda menuju pertumbuhan, identitas perusahaan, dan layanan klien. Begitulah cara Anda meningkatkan skala tanpa membuat diri sendiri atau anggota tim Anda kelelahan.