Purchase Order (PO)

Pesanan atau PO adalah dokumen resmi  pembeli untuk kembali ke penjual yang  berisi daftar barang untuk dibeli oleh  pembeli. Istilah ini juga dikenal sebagai faktur pembelian atau pesanan di mana dokumen ini memainkan peran penting dalam  bisnis. Tidak hanya itu, dokumen ini juga dapat bertindak sebagai kontrak yang terkait dengan barang / jasa untuk dibeli oleh pembeli.

Fungsi  dokumen PO meliputi:

1. Bukti bukti pesanan pesanan pembeli dan komitmen penjual adalah pesanan penerima.

2. Menghindari kesalahan dalam jumlah pesanan dan spesifikasi produk.

3. Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat faktur penjual tidak ada selisih harga.

4. Mengingatkan penjual untuk mengirimkan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.

5. Membantu melacak pesanan masuk untuk merampingkan inventaris dan pengiriman.

6. Merupakan dokumen legal dan membantu menghindari perselisihan transaksi di masa mendatang.

7. Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga mereka lebih siap untuk membayar tagihan pada saat jatuh tempo.

8. Buktikan kepada auditor, kreditur, dan otoritas pajak Anda bahwa bisnis Anda menangani transaksi bisnis dengan cara yang benar.

Secara umum, pesanan pembelian harus mencakup poin-poin penting berikut:

1. Nomor.

2. Rincian pesanan.

3. Detail produk.

4. Metode pembayaran.

5. Pengiriman.

6. Nomor.

7. Syarat dan Ketentuan.

Banyak orang yang beranggapan bahwa purchase order dan invoice adalah sama karena keduanya merupakan dokumen yang sama  yang dikeluarkan antara penjual dan pembeli, namun keduanya memiliki perbedaan yaitu:

1. Purchase order dibuat oleh pembeli, sedangkan invoice dibuat oleh penjual.

2. Pesanan pembelian diterbitkan sebelum pembelian, dan faktur diterbitkan setelah pembelian.

3. Purchase order menunjukkan bahwa barang tersebut dibutuhkan atau dipesan, sedangkan invoice menunjukkan bahwa barang telah berhasil dikirimkan.

4. Pesanan pembelian termasuk pengajuan metode pembayaran, sedangkan faktur termasuk pembayaran jatuh tempo