Bagian penting dari pengelolaan firma CPA saat ini adalah mengotomatiskan tugas-tugas tertentu untuk membebaskan lebih banyak waktu bagi CPA untuk menawarkan nilai lebih kepada klien. Dalam artikel ini, Will Baker merefleksikan waktunya di konferensi Digital CPA, di mana hal yang paling penting adalah kebutuhan untuk memecahkan "masalah kapasitas" dengan memeriksa akar masalahnya.

Pada konferensi BPA Digital baru-baru ini, saya merasa senang duduk di sesi Jennifer Wilson, “Memecahkan Masalah Kapasitas.” Ini adalah masalah yang melumpuhkan kantor akuntan publik, dan saya pikir mendefinisikannya dengan jelas adalah penting. Masalahnya adalah bahwa ada terlalu banyak pekerjaan dan tidak cukup orang.

Jennifer memulai sesi dengan menanyakan kepada hadirin bagaimana mereka mencoba memecahkan masalah kapasitas. Tanggapan berkisar dari berinvestasi dalam perekrutan hingga strategi pengembangan untuk profesional muda hingga pekerjaan outsourcing. Ini adalah perspektif yang menarik, dan semua praktisi ini tampaknya berada di halaman yang sama dengan solusi: lebih banyak orang. Namun, saya menemukan jawaban ini tidak memuaskan, karena saya merasa itu tidak akan benar-benar menyelesaikan masalah kami.

Lebih banyak orang masuk akal jika Anda menganggap masalah kapasitas sebagai tindakan penyeimbangan: cara untuk meningkatkan timbangan adalah dengan menambahkan lebih banyak orang. Namun, saya pikir elemen kunci yang kita lewatkan dalam membahas masalah kapasitas adalah penyebabnya.

Karena penyebab masalahnya bukan masalah dengan klien atau masalah jenis proyek yang diambil (dan menurut saya, itu bukan masalah dengan orang yang kita miliki), masalah kapasitas berakar pada cara itu pekerjaan sedang ditangani dan kegagalan untuk berinovasi proses.

Saat Anda memeriksa penyebab masalah kapasitas, Anda menyadari bahwa menyelesaikannya dengan menambahkan lebih banyak orang tidaklah cukup dan tidak realistis. Tren yang berkembang di seluruh pendidikan tinggi dari pendaftaran yang ditangguhkan mengarah ke kumpulan perekrutan yang lebih kecil setiap tahun, dan masalah yang lebih akut dalam akuntan publik adalah profesional yang lebih muda meninggalkan profesi sama sekali. Jika Anda mencari lebih banyak orang, kenyataannya mereka tidak datang.

Untuk lebih jelasnya, saya tidak berpikir berinvestasi dalam perekrutan, mengejar outsourcing atau bekerja keras dalam retensi staf tidak penting bagi perusahaan CPA; mereka sangat penting, dan topik yang dibahas dalam sesi Jennifer, saya rasa, sangat berguna dalam membantu perusahaan menjadi lebih baik. Tapi saya khawatir industri akan kecewa ketika tidak menyelesaikan masalah kapasitas dengan cara yang memuaskan.

Pendekatan yang Tepat

Di sesi lain, Jim Bourke, Jotham Ty, dan Lesley Mast membahas perlunya otomatisasi untuk menciptakan nilai. Yang menarik adalah bahwa dalam sesi tentang penciptaan nilai untuk klien, masalah kapasitas muncul. Jotham merujuk pada seorang CEO yang memiliki inisiatif sederhana untuk timnya ke depan: alih-alih menemukan seseorang untuk suatu tugas, temukan cara untuk mengotomatisasi tugas itu.

Ide ini mengambil alih sebagian besar industri, dan sementara akuntan publik menyadarinya, kami terlalu lambat untuk mengadopsinya. Saya harap kita mengubahnya, karena sebenarnya ada semakin banyak teknologi fantastis yang akan membantu mengatasi kapasitas di perusahaan CPA jauh lebih efisien daripada merekrut, melatih, dan mempertahankan staf. Saya tahu karena saya telah menyaksikannya secara langsung.

Manfaat bekerja di perusahaan teknologi yang dimulai oleh perusahaan CPA adalah saya telah melihat bagaimana menerapkan sistem otomasi di seluruh perusahaan menciptakan kapasitas untuk staf. Ya, sistem alur kerja yang kami kembangkan adalah kuncinya, tetapi perusahaan ini juga telah menciptakan otomatisasi seputar penagihan dan keterlibatan, pengumpulan dan hosting data klien, dan menggunakan alat seperti SurePrep, Electroneek, dan lainnya untuk membantu mengotomatiskan tugas dan membebaskan waktu. Faktanya, ketika seorang karyawan pergi secara tidak terduga, perusahaan tidak khawatir tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, karena mereka tahu bahwa mereka memiliki kapasitas untuk menanganinya tanpa membebani tim.

Orang-orang adalah kunci dalam proses ini: menemukan staf yang tepat untuk membantu mengembangkan sistem ini, menerapkannya, dan mempertahankannya. Orang adalah bagian penting dari pengembangan dan penerapan otomatisasi, dan tugas otomatisasi adalah apa yang akan membuat masalah kapasitas menjadi peluang bagi perusahaan di seluruh negeri.

Melawan Ketakutan Besar Guinea

Kami telah mendengar berkali-kali: CPA tidak ingin menjadi kelinci percobaan. Mereka ingin tahu bahwa suatu sistem atau proses bekerja; mereka tidak ingin mengujinya dan gagal. Tetapi agar industri kita dapat berinovasi dan menghadapi tantangan baru, kita harus bersedia mengambil langkah ke hal yang tidak diketahui.

"Tapi bagaimana jika itu tidak berhasil?"

Tanyakan pada diri sendiri: Seberapa baik pekerjaan yang saya lakukan saat ini? Orang-orang stres, terlalu banyak bekerja dan tidak sehat secara fisik dan mental. Pertanyaan kunci dalam inovasi adalah “Apa yang bisa kita lakukan lebih baik tahun ini?” Saya pikir industri akuntan publik sudah matang untuk perbaikan, dan saya percaya bahwa industri saat ini memiliki orang yang tepat untuk mengendalikan masalah ini.

Jika Anda ingin berbicara lebih banyak tentang bagaimana kami telah berinovasi atau strategi yang telah kami terapkan untuk menciptakan peningkatan kapasitas, silakan hubungi saya di LinkedIn. Saya ingin sekali berbicara.