Munculnya akuntansi cloud telah memungkinkan vendor teknologi untuk menambang data klien, yang mengecewakan beberapa profesional akuntansi. Dalam artikel ini, guru akuntansi Clayton Oates menjelaskan cara kerja penambangan data dan mengapa penting bagi CPA dan lainnya untuk sepenuhnya memahami syarat dan ketentuan sebelum mereka bermitra dengan vendor perangkat lunak.

Jika “data adalah minyak baru”, apakah perangkat lunak akuntansi cloud merupakan saluran untuk mengakses sumber daya yang belum dimanfaatkan ini?

Haruskah profesional akuntansi khawatir tentang kemampuan untuk memanfaatkan (dan menambang) data yang sebelumnya disembunyikan di desktop individu dan server UKM? Apakah kita secara etis berkewajiban untuk memperingatkan klien tentang kemungkinan hal ini bisa terjadi?

Apa itu Penambangan Data?

Secara umum, penambangan data adalah proses mengekstraksi pola dalam kumpulan data besar, dan sementara data tidak dihapus dalam pengertian tradisional menambang sumber daya yang terbatas, hasilnya mengungkapkan wawasan tersembunyi yang menguntungkan pihak yang melakukan penambangan. Mengizinkan vendor teknologi akuntansi untuk mengintip keuangan pelanggan individu telah lama dianggap oleh profesi akuntansi sebagai jembatan yang terlalu jauh dan juga sebagai gangguan pada domain profesional terlatih yang diperlengkapi untuk membedakan wawasan dan memberi saran yang sesuai.

Sekarang setelah pipa ke minyak diletakkan dan data mengalir, haruskah profesional akuntansi khawatir? Lagi pula, bukankah data klien individual dikumpulkan dan dianonimkan ketika kumpulan data besar ini dianalisis? Jawabannya tidak, tidak selalu.

Bagaimana jika vendor teknologi dapat melihat keuangan klien kapan saja dan menggunakan pengetahuan ini untuk memasarkan layanan kepada klien, seperti pembiayaan bagi mereka yang mengalami masalah arus kas? Bagaimana jika vendor menawarkan pinjaman hanya dari salah satu entitas terkait mereka tanpa klien mengetahui bahwa keuangan "pribadi" mereka telah ditambang? Anda, sebagai akuntan mereka, akan sama-sama tidak menyadari apa yang terjadi di balik layar. Meskipun skenario ini mungkin tampak fantastis, itulah yang terjadi dengan beberapa vendor teknologi akuntansi. Bagaimana perasaan Anda tentang ini?

Kepercayaan buta

Ketika saya pertama kali menyadari ini terjadi, saya terkejut. Saya melihatnya sebagai penjangkauan besar-besaran oleh vendor. Saya merasa malu karena saya tidak sepenuhnya membaca atau memahami perjanjian lisensi pengguna akhir, alih-alih membaca sekilas syarat dan ketentuan dalam keinginan saya untuk bermitra dengan vendor, dan saya khawatir bahwa saya mungkin telah menempatkan hubungan saya dengan klien saya di bahaya. Bagaimanapun, posisi keuangan klien adalah suci dan pribadi dan hanya boleh dibagikan dengan otoritas tersurat mereka. Bagaimana jika kemitraan saya dengan vendor perangkat lunak untuk memberikan produk perangkat lunak yang benar-benar saya yakini akan menguntungkan klien sebenarnya telah menciptakan pelanggaran kepercayaan?

Itu Bisa Dilakukan, Tapi Haruskah?

Untuk lebih jelasnya, tidak semua vendor melakukan ini, dan saya tidak menyarankan bahwa itu ilegal. Jika vendor ingin menambang file data klien individu, mungkin mereka berhak melakukannya. Namun, masalahnya adalah bahwa praktik penambangan data tampaknya terselubung dan sebagian besar tidak diketahui (atau mungkin diabaikan) oleh profesi akuntansi dan keuangan.

Ada di Syarat dan Ketentuan

Jadi, bagaimana vendor diizinkan melakukan ini? Kemungkinan dalam syarat dan ketentuan yang Anda (atau klien Anda) setujui!

Misalnya, Anda mungkin melihat kata-kata seperti ini di pernyataan privasi vendor:

"Informasi pribadi yang kami gunakan termasuk... informasi tentang aktivitas Anda, minat dan preferensi Anda; wawasan tentang keuangan atau bisnis Anda; konten yang Anda tempatkan di Platform kami."

Pernyataan privasi juga dapat menunjukkan bahwa informasi pribadi digunakan untuk tujuan berikut:

l Evaluasi kelayakan untuk penawaran keuangan, produk, dan layanan

l Mengiklankan dan memasarkan layanan dan pengalaman

l Personalisasikan pengalaman pengguna dan sesuaikan rekomendasi serta penawaran, termasuk melalui pengembangan wawasan tentang pengguna

Sedikit dari kita yang sepenuhnya membaca dan memahami persyaratan; kita cukup klik "setuju" dan lanjutkan. Namun, sekarang Anda perlu membaca persyaratan dan memahami arti sebenarnya dan penerapannya di dunia nyata sehingga Anda dapat memberi tahu klien Anda sebelum mendaftar.

Perusahaan teknologi harus menghapus bahasa legal dalam istilah mereka sehingga lebih mudah dipahami, dan saya melihat pergeseran ke arah penggunaan bahasa yang lebih sederhana. Namun, istilah hukum seperti "tanpa batasan", "antara lain termasuk" dan "dapat berubah" masih tetap ada. Menentukan apa yang tidak akan mereka lakukan mungkin lebih berguna.

Cloud

Cloud telah memungkinkan cara baru untuk terhubung dan berinteraksi dengan klien, memberikan pengaruh bagi perusahaan dan UKM yang kami layani. Dengan cloud, muncul fokus baru pada kepercayaan dan pengaruh yang dimiliki profesional akuntansi dengan klien kami, yang merupakan pelanggan potensial vendor. Terlepas dari perkembangan yang menggembirakan ini, profesional akuntansi harus tetap rajin, karena vendor sering kali memiliki kepentingan sendiri.

Memastikan Kami Adalah Bagian dari Solusi

Anda lebih berpengaruh daripada yang Anda pikirkan, jadi bertindaklah sesuai dengan itu. Ingat kami di sini untuk melayani klien kami, dan kami bermitra dengan vendor perangkat lunak untuk meningkatkan bisnis dan kehidupan klien kami. Kami adalah orang kepercayaan dan saluran mereka untuk masa depan yang lebih baik, dan tindakan kami harus mencerminkan hal ini. Saat Anda mengajukan pertanyaan kepada vendor, perhatikan apakah mereka responsif dan berikan jawaban langsung tentang bagaimana mereka berniat menggunakan data klien.

Diferensiator Muncul

Untungnya, kita berada di pasar yang kompetitif (dan semoga ini selalu terjadi). Saya mendorong Anda untuk mencari jawaban atas pertanyaan Anda dan menyelaraskan diri dengan vendor yang menunjukkan etika dan nilai bersama. Ini mungkin berarti membuat keputusan yang sulit tetapi tak terhindarkan untuk berhenti sejenak atau berhenti merekomendasikan solusi yang telah bermitra dengan Anda selama bertahun-tahun.

Ada perasaan bahwa kita memasuki era baru, di mana pemahaman tentang siapa yang merupakan “penjaga data etis” dan siapa yang tidak akan menjadi dasar untuk melanjutkan dan mengembangkan kemitraan. Seperti apa era ini adalah topik yang akan kita bahas di artikel bulan depan.