Dengan semakin banyak perusahaan yang mempekerjakan pekerja jarak jauh yang akan tinggal jauh di luar pandemi COVID-19, akuntan harus memahami implikasi pajak dari pekerjaan jarak jauh untuk klien pemilik bisnis dan karyawan mereka. Di sini, Barry Sunshine, CPA, CGMA, mitra pajak senior dengan Janover LLC, menawarkan saran untuk menavigasi aturan pajak yang muncul ini.

Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh karena pandemi COVID-19 telah memberi pengusaha dan karyawan peningkatan fleksibilitas dalam hal kapan, di mana, dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Karena banyak perusahaan sekarang telah menerapkan kebijakan kerja jarak jauh permanen, akuntan harus menyadari implikasi pajak dari struktur kerja semacam itu bagi pemberi kerja dan karyawan jarak jauh mereka, yang dapat menghadirkan tantangan dan manfaat.

Apa yang Berubah Karena COVID-19

Dalam keadaan normal, kehadiran fisik di suatu negara bagian membentuk nexus — koneksi yang menimbulkan kewajiban pajak — dengan negara bagian itu. Ketika bisnis pertama kali mulai mengizinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh karena perintah tinggal di rumah pada musim semi 2020, banyak negara bagian mengindikasikan bahwa mereka tidak akan berusaha memaksakan perhubungan berdasarkan karyawan sementara yang bekerja dari jarak jauh karena COVID-19, menurut “Hukum Negara Nexus untuk Karyawan Jarak Jauh” oleh Gail Cole diterbitkan pada Agustus 2020. Namun, beberapa negara bagian adalah outlier, seperti New York, yang mengatakan karyawan jarak jauh sementara masih akan bertanggung jawab atas pajak penghasilan New York.

Beberapa negara bagian, termasuk New York, memiliki aturan "kenyamanan majikan". Aturan ini mengatakan jika majikan mengharuskan seorang karyawan untuk bekerja di luar negara bagian tempat tinggal, pemotongan hanya dilakukan di negara bagian di mana karyawan tersebut tinggal. Namun, jika karyawan tersebut memilih untuk bekerja di luar negara bagian (daripada diharuskan melakukannya), ia dapat dikenakan pajak di kedua negara bagian tersebut (lokasi pemberi kerja dan lokasi karyawan). Interpretasi undang-undang negara bagian selalu berubah untuk beradaptasi dengan cara kerja pekerja, menurut Barry Sunshine, CPA, CGMA, mitra pajak senior dengan Janover LLC.

Pro dan Kontra untuk Pengusaha

Biasanya, jika semua karyawan perusahaan berbasis dan bekerja di negara bagian tempat perusahaan beroperasi, perusahaan hanya akan mengajukan pajak di negara bagian tersebut, dengan asumsi tidak memiliki hubungan di luar negara bagian tersebut. Namun, jika sebuah perusahaan memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh di negara bagian yang berbeda, perusahaan tersebut mungkin memiliki hubungan di luar negara bagian asalnya, sehingga mengharuskan perusahaan untuk mengajukan di negara bagian di mana ia memiliki karyawan jarak jauh, kata Sunshine.

Kenyamanan aturan majikan akan menentukan berapa banyak karyawan jarak jauh bukan penduduk akan dikenakan pajak atas penghasilan mereka. Misalnya, sebuah perusahaan yang berbasis di negara bagian yang memiliki aturan, seperti New York, dengan karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari Florida, yang tidak memiliki aturan, diharuskan untuk memotong pajak penghasilan negara bagian New York dari semua upah yang dibayarkan ke karyawan. Namun, aturan ini bervariasi tergantung pada negara bagian.

Banyak perusahaan sekarang secara aktif mempekerjakan karyawan jarak jauh, beberapa di antaranya tinggal dan bekerja di luar negara bagian tempat perusahaan itu berkantor. Perusahaan-perusahaan ini harus rajin melacak di mana karyawan mereka melakukan layanan mereka.

“Beberapa perusahaan menemukan bahwa mereka sekarang mempekerjakan 10 karyawan jarak jauh yang bekerja dari 10 negara bagian yang berbeda. Perusahaan-perusahaan ini perlu meninjau di mana karyawan ini melakukan layanan untuk melihat apakah mereka harus mengajukan pengembalian negara bagian di negara bagian tersebut, ”kata Sunshine.

  Kenyamanan aturan majikan hanya berlaku untuk karyawan, sehingga perusahaan mungkin mendapatkan istirahat tergantung di mana karyawan jarak jauh mereka bekerja, kata Sunshine. Misalnya, majikan yang berbasis di negara bagian dengan tarif pajak tinggi, seperti California atau New York, yang memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari negara bagian dengan tarif pajak penghasilan yang lebih rendah mungkin akan membayar pajak lebih sedikit jika sebagian besar karyawannya bekerja dari negara bagian tersebut.

Apa yang Harus Diketahui Karyawan Jarak Jauh

Di negara bagian di mana kenyamanan aturan majikan tidak berlaku, karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari negara bagian itu untuk perusahaan yang berlokasi di negara bagian lain bisa mendapatkan keringanan pajak.

 “Jika tarif pajak negara bagian asal [karyawan] lebih rendah dari tarif tempat kantor berada, ada penghematan pajak, selama kenyamanan aturan majikan tidak berlaku,” kata Sunshine.

Selain itu, seorang karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari negara bagian di mana aturan kenyamanan majikan tidak berlaku, seperti Florida, untuk perusahaan yang berbasis di negara bagian di mana aturan kenyamanan majikan berlaku, seperti New York, harus mencari tahu apakah majikan memiliki kantor yang sah di negara asal karyawan tersebut. Jika demikian, karyawan mungkin dapat menghindari kenyamanan aturan majikan. Bagaimanapun, seorang karyawan yang melakukan layanan untuk perusahaan di negara bagian lain harus mencari tahu apakah kenyamanan aturan karyawan berlaku untuk situasi mereka.

 Yang Harus Diketahui Akuntan

Akuntan perlu mengomunikasikan aturan ini kepada klien mereka cukup awal sehingga klien mereka dapat sepenuhnya mematuhi aturan dan melacak lokasi karyawan secara proaktif, daripada menunggu sampai setelah akhir tahun, kata Sunshine. Akuntan yang terlibat dalam kepatuhan pajak seharusnya tidak membuat asumsi tentang klien mereka tahun ini, tambahnya.

“Klien menaruh banyak kepercayaan dan keyakinan pada akuntan untuk memastikan mereka mematuhi undang-undang perpajakan. Akuntan harus menyadari aturan ini dan melihat klien mereka secara berbeda tahun ini karena banyak karyawan sekarang bekerja dari jarak jauh, ”kata Sunshine.

Ingat juga, bahwa setiap negara bagian memiliki undang-undang pajaknya sendiri dan ingin menarik pendapatan sebanyak mungkin, kata Sunshine, jadi interpretasi undang-undang ini berbeda-beda.