Ketika datang untuk membuat pilihan tentang teknologi, kunci keberhasilan adalah merangkul alat yang tepat, yang sebagian besar akuntan telah reaktif dalam melakukannya.

Akuntan tidak hanya menghabiskan lebih dari 80 persen waktu mereka untuk memastikan angka tahun lalu dimasukkan dengan benar ke dalam formulir tahun lalu, tetapi teknologi, yang umumnya menyederhanakan alur kerja dan membuat proses lebih mudah, memiliki efek sebaliknya pada industri. Menurut Joe, "Semakin banyak teknologi yang kami serap, semakin tidak efisien kami."

Alih-alih merasakan manfaat utama dari teknologi, yang biasanya membuat hal-hal rumit menjadi sederhana, akuntan mendapati diri mereka berjuang dengan beberapa masalah utama terkait teknologi selama beberapa tahun terakhir, ketika dorongan untuk mengadopsi teknologi baru dan mengubah profesi menjadi terlalu besar bahkan untuk pendukung pena-dan-kertas yang paling gigih untuk diabaikan.

Bagaimana Akuntan Dapat Menerapkan Prinsip-Prinsip Ini?

Ford menyarankan bahwa akuntan pertama-tama harus menyadari di mana sebagian besar waktu mereka dihabiskan. Menurut Thomson Reuters, “seorang CPA akan menghabiskan 40 persen waktunya untuk mengumpulkan data dari klien.” Karena begitu banyak energi Anda terfokus pada bagian proses ini, sangat penting untuk memastikan semua orang menggunakan perangkat lunak yang sama.

Dorong klien untuk mengadopsi perangkat lunak pajak yang menurut Anda mudah digunakan, dan buat proses orientasi sederhana yang mengarahkan semua orang ke jalur yang sama. Pikirkan tombol "beli sekarang" Amazon. Meskipun Anda tidak diharapkan untuk menjadi secanggih teknologi raksasa ritel, ingatlah bahwa paling efisien jika perangkat lunak Anda melakukan pekerjaan pengumpulan data untuk Anda.

Kedua, cari tahu di mana ada masalah dalam alur kerja Anda. Beberapa masalah industri utama yang dihadapi semua akuntan termasuk jam kerja yang panjang, stres terkait pekerjaan yang tinggi, tingkat turnover yang tinggi, dan kepuasan klien yang rendah.

Meskipun tidak semua ini mungkin berlaku untuk Anda dan perusahaan Anda, beberapa di antaranya akan berlaku. Data Thomson Reuters yang sama menemukan bahwa 98 persen akuntan melaporkan stres harian dalam pekerjaan mereka, sementara 40 persen CPA mengklasifikasikan tingkat stres mereka sebagai "tinggi."

Selanjutnya, kepuasan yang rendah adalah salah satu alasan utama profesional akuntansi kehilangan klien: 70 persen klien mencari BPA baru karena ketidakpuasan. Terakhir, ingatlah bahwa memeriksa kembali alur kerja Anda sebenarnya dapat menghasilkan keuntungan yang lebih besar: 75 persen klien mengatakan bahwa mereka akan membayar lebih jika akuntan mereka juga menawarkan layanan konsultasi. Dengan kata lain, mencari cara di mana teknologi akan membuat Anda lebih efisien akan benar-benar terbayar, karena akan membebaskan waktu Anda dan memungkinkan Anda untuk memperluas penawaran layanan Anda.

 Sekali Sentuh

Setelah Anda mengidentifikasi di mana ada masalah, saatnya untuk membuat perubahan. Ford menyarankan rumus mudah berikut: Sederhanakan + Standarisasi + Otomatiskan = " Sekali Sentuh."

1. Sederhanakan

Pastikan semua klien Anda memberi Anda informasi yang sama dengan cara yang sama. Sebelum teknologi, klien dengan akuntan memiliki neraca, laporan laba rugi, neraca saldo, dan informasi berguna lainnya, sedangkan mereka yang tidak memiliki profesional akuntansi hanya memiliki cek dan laporan. Setelah teknologi, semua klien memiliki data ini. Beri tahu klien Anda apa yang Anda butuhkan dari mereka sebelumnya; sebenarnya, buat daftar periksa yang bisa mereka ikuti.

2. Standarisasi

Perusahaan yang paling efisien bekerja dengan menggunakan standar yang konsisten. Mereka memiliki lembar induk, pengajuan yang diperlukan, dan tanda tangan dari setiap klien. Lakukan pemeriksaan cepat terhadap perusahaan Anda untuk memastikan semua orang menggunakan perangkat lunak yang sama, dan sertakan klien dan anggota staf dalam hal ini. Tidak seorang pun harus memiliki format yang berbeda untuk tugas yang sama.

3. Otomatiskan

Telah ditemukan bahwa langkah yang terbaik adalah menggunakan perangkat lunak yang menempatkan nomor akun setiap klien pada formulir mereka secara otomatis, serta mengisi bidang yang tepat dengan informasi keuangan yang benar. Anda ingin menghemat waktu dan energi, dan mengisi formulir kemungkinan merupakan salah satu tugas Anda yang paling memakan waktu. Ada perangkat lunak di luar sana yang akan melakukan pekerjaan ini untuk Anda.