7 Langkah Agar Perencanaan Proyek Sukses

Sebuah proyek dikatakan berhasil bila kebutuhan para pemangku kepentingan telah dipenuhi. Pemangku kepentingan adalah orang yang secara langsung, maupun tidak langsung terkena dampak proyek. Sebagai langkah pertama, penting untuk mengidentifikasi para pemangku kepentingan dalam proyek Anda. Hal ini tidak selalu mudah untuk mengidentifikasi para pemangku kepentingan proyek, terutama yang terkena dampak tidak langsung. Contoh pemangku kepentingan adalah:

– Sponsor proyek.
– Para pelanggan yang menerima kiriman.
– Pengguna output proyek.
– Manajer proyek dan tim proyek.

Setelah Anda memahami siapa para pemangku kepentingan, ketahuilah kebutuhan mereka. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan melakukan wawancara dengan pemangku kepentingan. Luangkan waktu untuk mencari tahu, seringkali para pemangku kepentingan akan berbicara tentang kebutuhan yang tidak relevan dan tidak memberikan manfaat. Ini dapat direkam dan ditetapkan sebagai prioritas rendah.

Langkah Perencanaan Proyek

1.   Setiap proyek membutuhkan ‘peta jalan’ dengan tujuan jelas yang seharusnya tidak berubah setelah tahap pertama proyek telah selesai. Semua pemangku kepentingan manfaat dari hasil proyek harus dinamai dan kebutuhan mereka ditentukan.

2.   Mengembangkan daftar semua kiriman, pastikan semua anggota tim proyek akrab dengan daftar ini.

3.   Sebuah dokumen yang jelas menguraikan semua tonggak proyek dan kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek harus dibuat dan dijaga. Menetapkan batas waktu yang wajar, dengan produktivitas anggota tim proyek, ketersediaan dan efisiensi.

4.   Buat anggaran untuk proyek Anda.

5.   Idealnya, manajer proyek harus mampu memilih anggota tim yang bekerja sama dengan baik. Identifikasi dengan nama semua individu dan/atau organisasi yang terlibat dalam proyek tersebut. Untuk masing-masing, peran dan tanggung jawab pada proyek harus dijelaskan secara rinci. Jika tidak, miskomunikasi dapat terjadi, mengakibatkan keterlambatan dan situasi di mana anggota tim mungkin harus mengulang pekerjaan mereka.

6.   Buat panduan laporan kemajuan – laporan bulanan, mingguan atau harian. Idealnya, ruang kerja kolaboratif harus dibentuk untuk proyek Anda secara online atau offline di mana semua pihak dapat memonitor kemajuan.

7.   Identifikasi risiko yang terlibat dalam proyek Anda dan diskusikan alternatif jika persyaratan baru akan ditambahkan ke proyek Anda atau anggota tim Anda tidak akan memenuhi tenggat waktu.